Поэтапное включение учёта
Как включать складской учёт по одному продукту, что делает признак учёта и с чего начать.
Полный складской учёт с первого дня — редко выполнимая задача: нужно завести все продукты, все тех-карты и пересчитать всё. Поэтому учёт включается постепенно.
Признак учёта у каждого продукта
Переключатель стоит в карточке каждого ингредиента, а не один на всю систему. Это и есть главное отличие от привычного «включили склад — теперь заводите всё».
Продукт с выключенным учётом:
- не создаёт движений при продаже — его расход нигде не считается;
- не участвует в инвентаризации и не появляется в списках пересчёта;
- не требует ни тех-карты, ни стартового остатка;
- в себестоимости считается нулём или фиксированной ценой за единицу — как вам удобнее;
- не мешает работать блюдам, в которых он есть: они продаются как обычно.
Продукт с включённым учётом ведёт себя как полноценная складская позиция: списывается по тех-картам, требует пересчёта, влияет на фудкост.
В системах, с которыми мы работали до этого, учёт включается на всё сразу. Чтобы получить хотя бы одну честную цифру, нужно завести все продукты, все тех-карты и пересчитать весь склад — а до тех пор остатки врут, и ими никто не пользуется. Именно поэтому склад так часто «внедряют» месяцами и бросают на половине.
Переключатель у каждого продукта разбивает задачу на части, которые реально доводятся до конца, и каждая начинает приносить пользу сразу.
Как понять, что продукт в учёте
В карточке ингредиента видно состояние переключателя, а в списке продуктов — пометка у тех, кто учёта не ведёт. Там же можно включить или выключить учёт сразу нескольким отмеченным позициям.
Если блюдо «почему-то не списывает продукты», первым делом смотрят именно сюда: чаще всего один из ингредиентов остался вне учёта.
Порядок включения
- Выберите категорию, с которой начинаете, — обычно бар или самая дорогая группа кухни.
- Заведите её продукты и фасовки.
- Составьте тех-карты блюд этой категории.
- Проведите инвентаризацию по этим продуктам — появится стартовый остаток.
- Включите учёт.
- Через неделю сверьте расчётный остаток с фактом.
Помощник включения
Включить учёт можно не вслепую: помощник проверяет, что у продукта есть остаток и рецепты, и предлагает выбрать, с чего начать — провести инвентаризацию по этой позиции или стартовать с нуля.
Начать с нуля имеет смысл для продукта, который вы всё равно закупаете на днях: первый же приход задаст и остаток, и цену.
Обратный ход
Учёт можно и выключить. Данные при этом не пропадают: движения, приходы и история остаются, продукт просто перестаёт списываться и участвовать в пересчётах.
Это нормальный ход, когда оказалось, что позиция слишком мелкая, чтобы возиться: соль и зубочистки честнее держать вне учёта, чем иметь по ним вечное расхождение.
Новые продукты
Есть настройка «новые продукты создаются с учётом». Пока идёт переходный период, её обычно держат выключенной, а после — включают, чтобы не забывать.
Начинать со специй бессмысленно: их вклад в себестоимость мал, а возни много. Начинайте с того, что дорого и уходит быстро: рыба, мясо, сыр, алкоголь.