Инвентаризация: полная и частичная
Чем отличаются два вида пересчёта, как провести, как читать расхождения и что делать с результатом.
Инвентаризация отвечает на один вопрос: сколько есть на самом деле — и приводит учётный остаток к факту.
Два вида пересчёта
| Полная | Частичная | |
|---|---|---|
| Что считают | Весь склад целиком | Выбранные продукты или категорию |
| Сколько занимает | Несколько часов, обычно после закрытия | Пятнадцать–тридцать минут |
| Как часто | Раз в месяц | Раз в неделю по дорогим группам |
| Что происходит с непосчитанным | Ничего не остаётся непосчитанным | Продукты вне списка не трогаются: их остаток остаётся прежним |
| Когда нужна | Закрытие месяца, смена шефа, приёмка-передача | Регулярный контроль, разбор конкретной пропажи |
Главное отличие в последствиях. Полная инвентаризация обнуляет накопленные расхождения по всему складу разом — после неё остатки равны факту везде. Частичная приводит к факту только то, что посчитали, и это её достоинство: не нужно останавливать кухню, чтобы проверить бар.
Раз в неделю пересчитать пятнадцать позиций бара реально. Раз в неделю пересчитать весь склад — нет, и попытка закончится тем, что цифры начнут переписывать из учётных. Лучше четыре честные частичные, чем одна выдуманная полная.
Как провести
- Создайте инвентаризацию, выберите склад и состав: весь склад или конкретные продукты.
- Распечатайте или откройте список и пересчитайте по полкам, а не по экрану.
- Впишите фактические количества.
- Посмотрите расхождения: система покажет разницу в количестве и в деньгах по каждой позиции.
- Разберитесь с тем, что выбивается, до проведения — часто это забытый приход или непроведённое списание.
- Проведите документ: остатки станут равны факту.
Если человек видит «должно быть 4,2 кг», он почти всегда напишет 4,2. Это называется пересчётом, но им не является: расхождения исчезнут из отчёта, а не со склада. Лучший способ — считать вслепую, с листом без учётных цифр.
Как читать расхождения
| Что видно | О чём это обычно говорит |
|---|---|
| Минус по одному дорогому продукту | Тех-карта занижает расход — или продукт уносят |
| Минус по всей категории | Не проведены списания или забыт приход |
| Плюс на складе | Приход провели дважды либо тех-карта завышает расход |
| Минус по заготовке при нормальном сырье | Производство партий не оформляется документом |
| Ровно ноль по всем позициям | Почти наверняка переписали учётные цифры |
В первые месяцы большая часть расхождений — неточные тех-карты, а не люди. Сначала проверяют рецепт и выход заготовки, потом разговаривают с сменой. Обратный порядок портит отношения и ничего не находит.
Что происходит после проведения
- документ становится неизменяемым;
- остатки приводятся к факту;
- разница фиксируется в деньгах и попадает в отчёты по складу;
- предыдущие периоды не меняются: отчёт за прошлый месяц остаётся таким, каким был.
Ошиблись при вводе факта — исправление делается новой инвентаризацией или корректирующим документом, а не правкой проведённого.
Как часто проводить
- бар — раз в неделю: маленький, дорогой, быстро расходуется;
- дорогие продукты кухни (рыба, мясо, сыр) — раз в неделю или две;
- заготовки — вместе с баром, они портятся быстрее прочего;
- полная — раз в месяц, при закрытии периода;
- обязательно — при смене шефа или кладовщика: это защита самих людей, а не подозрение.
Инвентаризация и продукты без учёта
Продукт с выключенным складским учётом в инвентаризации не участвует — его не будет в списке. Это нормально для специй и одноразовой посуды в переходный период; если продукт вдруг стал важен, включите учёт и первой же инвентаризацией задайте ему стартовый остаток.