Клиенты и заказы CRM: от сообщения клиента до выданного заказа
Клиент написал в Instagram, LINE или Telegram — вы заводите заявку, собираете предложение из меню и отправляете ему текст со ссылкой на предоплату. Согласовал — заявка становится заказом на дату. Привозите каждую неделю — это регулярный заказ: список на каждый день собирается сам. Выручку считает чек при выдаче.
- Заявки, заказы на дату, регулярные заказы, клиенты, «Что готовить» и «Закупка» — вкладки одного модуля
- «Нагрузка по дням» на две недели вперёд: видно, где кухня уже занята
- Регулярные доставки: обеды в офис по будням, торт по пятницам, цветы к понедельнику, рацион питания
Кому пригодится
Кондитерская
Торт к субботе: заявка из Instagram, фото «что хочет клиент», надпись, предоплата. А кафе, которое берёт у вас торт каждую пятницу, — регулярный заказ.
Ресторан
Ужин на 12 человек через 5 дней, банкет, предзаказы к празднику. «Нагрузка по дням» показывает, какие дни уже заняты, а какие свободны.
Обеды в офис
Офис заказывает 8 боксов и 4 боула каждый будний день. Один регулярный заказ на месяц — и утром кухня видит «Что собрать» общим итогом.
Кухня правильного питания
Рацион питания: тарифы Mini, Medium, Fit, Maxi, заморозка, аллергии. Каждое утро — сколько завтраков, обедов и ужинов каких тарифов.
Цветы и подарки
Букет к понедельнику каждую неделю, «подарок-сюрприз» с открыткой, получатель отдельно от заказчика.
Кейтеринг
Сеты на мероприятия: предложение версиями, согласование, адрес доставки, закупка продуктов под все ожидающие заказы.
Ни одно сообщение клиента не теряется
Заявка — обращение до заказа: клиент спросил про торт, сет или банкет. Телефон не нужен — хватит @профиля. Заявка идёт по этапам: Новая → Уточнение → Наличие → Сборка → Готово → Доставка → Закрыта, и закрывается с исходом: успешно, отказ или отмена с причиной.
- Каналы: Instagram, LINE, Telegram, WhatsApp, телефон, сайт
- Фильтры «Нужен ответ», «Просрочено», «Срок сегодня», «Мои» — видно, кому ответить первым
- «Следующий шаг» с напоминанием в Telegram заведения: «перезвонить, уточнить надпись» не забудется
- «Повторить» — новая заявка с тем же клиентом и составом по текущим ценам меню
Состав из меню, версии и текст для клиента в одно нажатие
Предложение собирается из блюд меню с ценами. Каждое сохранение — новая версия: v1, v2… Клиент подтвердил — версия согласована; поменять состав, количество или цену можно только новой версией, и согласие нужно снова. Спора «мы договаривались о другом» не будет.
- «Скопировать для клиента» — готовый текст предложения на русском, английском или тайском; когда заказ на дату создан — со ссылкой на предоплату: PromptPay, карта, EX24
- Получатель отдельно от заказчика: кому, адрес, открытка, «подарок-сюрприз»
- Фото «что хочет клиент» и «что собрали» — в карточке заявки
- «Хватит ли склада» — до того, как пообещать
Видно, сколько заказов на каждый день — на две недели вперёд
Согласованная заявка одной кнопкой становится заказом на дату: время выдачи, самовывоз или доставка, предоплата. Полоса «Нагрузка по дням» показывает, сколько заказов уже стоит на каждый из 14 дней; нажатие открывает заказы дня. Принимая новый заказ, вы сразу видите, потянет ли кухня.
- Статусы: ждёт предоплаты → предоплата есть → готовится → готов → выдан
- «Не хватает предоплаты» — красной строкой на карточке заказа
- Предоплата — в том числе ссылкой на оплату
- «Что готовить» и «Закупка» — по всем ожидающим заказам; «хватит ли продуктов» — до дня выдачи
Что везти каждую неделю — задаёте один раз
Регулярный заказ — то, что клиент получает по графику: обеды в офис по будням, торт в кафе каждую пятницу, цветы к понедельнику, кофе в офис раз в неделю. «Что везём в каждую доставку» — позиции из меню с количеством или строка своими словами («букет к пятнице»), дни недели и сколько доставок оплачено.
- Дни доставки — любые: пн–пт для офиса, только пятница для торта
- Заморозка «с … по …»: оставшиеся доставки сдвигаются, клиент получает все оплаченные дни
- Деньги — через заказ на дату с предоплатой: выручка не посчитается дважды
Утром видно, что собрать и кому везти
«Список на день» на завтра или любую дату: «Что собрать» общим итогом по всем заказам (Salmon quinoa box ×8, Vegan buddha bowl ×4), а под ним — кому везём: номер клиента, адрес, «день 3 из 20», аллергии красным. «Печать» — лист для кухни и курьера.
- Для кухонь еды по подписке — «Рацион питания» галочкой: тариф Mini 1200, Medium 1600, Fit 2000, Maxi 2500 ккал, приёмы пищи и десерт
- У рационов — таблица приёмов по тарифам с итогами, как привычная таблица администратора
- Отмена — с причиной, отменённый заказ можно вернуть
Вставили сообщение из Telegram — рацион готов
Сайт присылает заказ рациона в Telegram текстом: «План на 1200 ккал, 2 приёма + десерт, Обед + Ужин, Длительность, Адрес, Телефон для курьера, Индивидуальные особенности, К оплате 900 ฿». Администратор вставляет его в «Вставить заказ с сайта» — тариф, приёмы, срок, адрес, телефон и аллергии разбираются сами.
- Несколько человек в заказе — несколько рационов
- Повторная вставка того же заказа не создаёт дубль
- Заказ с сайта, пришедший заявкой, оформляется кнопкой в самой заявке
Деньги считаются один раз
Выручка — только чеком
Сумма заявки — оценка. Деньги принимает заказ на дату, выручкой они становятся при выдаче заказа чеком.
Регулярный заказ оплачивается заказом на дату
Деньги за месяц обедов или рацион — в заказе на дату с предоплатой. Так оплата не попадает в выручку дважды.
Подсказки на месте
Значок «?» у каждого непонятного блока объясняет, что это и как им пользоваться, — без поиска по справке.
Вопросы о «Клиентах и заказах CRM»
Чем «Клиенты и заказы CRM» отличается от обычной кассы?
Касса продаёт то, что гость берёт сейчас. «Клиенты и заказы CRM» — для того, что клиент заказывает заранее или получает по графику: торт на субботу, банкет, сет на мероприятие, обеды в офис каждый будний день, питание по подписке. Заявка, согласование, предоплата и даты живут здесь, а выдача проходит чеком, как обычная продажа.
Можно ли пользоваться только заказами на дату, без заявок?
Да. Заказ на дату заводится и напрямую — кнопкой «Новый заказ». Заявки нужны, когда до заказа идёт переписка: состав, цена и дата ещё не согласованы.
Что такое регулярный заказ?
То, что клиент получает по графику: обеды в офис по будням, торт в кафе каждую пятницу, цветы к понедельнику. Вы задаёте позиции из меню или строку своими словами, дни недели и число доставок — «Список на день» собирается сам. Для кухонь еды по подписке есть необязательный блок «Рацион питания» с тарифами по калориям.
Нужен ли телефон клиента?
Нет. Для заявки достаточно @профиля в Instagram, LINE или Telegram. Телефон и адрес спрашивают перед доставкой; с телефоном заявка сразу связывается с карточкой гостя.
Как клиент платит предоплату?
Создайте из согласованной заявки заказ на дату — и кнопка «Скопировать для клиента» добавит к тексту предложения ссылку на оплату: PromptPay, карта или EX24. Предоплату можно внести и вручную в заказе. Пока её не хватает, карточка заказа это показывает.
Подойдёт ли для доставки правильного питания?
Да: включите в регулярном заказе «Рацион питания» — тарифы по калориям, приёмы пищи, заморозка, аллергии и «Список на день» с таблицей приёмов и печатью для кухни и курьера. Заказы рационов с сайта вставляются текстом — без ручного переписывания.
Сколько стоит?
«Клиенты и заказы CRM» — отдельный модуль, подключается к любому набору. Цена — на странице Цены. Первые 14 дней бесплатно.
Посмотрите «Клиенты и заказы CRM» на демо-кухне
В демо уже заведены заявки, заказы на дату и регулярные заказы вымышленной кухни — можно нажимать всё.